Планируя поездку за границу, например, с целью трудоустройства, оформления гражданства, заключения брака с иностранным гражданином, получения образования, вступления в наследство, представления интересов другого лица по доверенности, необходимо заранее позаботиться о легализации российских документов, требуемых для предъявления за рубежом.

Легализация документов осуществляется для законного использования документа в другой стране. Она позволяет гражданам и организациям свободно осуществлять свою деятельность в международном контексте. 

Без легализации документы считаются недействительными на территории иностранного государства или в их признании может быть отказано, что, в свою очередь, может привести к юридическим проблемам, задержкам в процессе или упущению благоприятных возможностей для развития или сотрудничества в интересуемых сферах.

В зависимости от страны предъявления легализовать документы можно двумя способами:

1. Консульская легализация - многоступенчатая процедура, которая включает нотариальное удостоверение копии документа, удостоверение подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати в Минюсте России или его территориальном органе, далее заверение документа в МИДе России или его территориальном органе, а затем в консульстве, принимающего государства.

2. Проставление апостиля - упрощённый порядок оформления документа для его действия в других странах, который применяется для предъявления документа в государствах — участниках Гаагской конвенции 05.10.1961.

Следует обратить внимание, что легализация российских официальных документов не требуется в случаях, если такие документы предназначены для представления на территориях иностранных государств, которые являются участниками международных договоров Российской Федерации, отменяющих требование легализации документов.

В данной статье будет рассмотрен один из этапов консульской легализации – предоставление Минюстом России и его территориальными органами государственной услуги по удостоверению подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати при легализации документов, представляемых физическими и юридическими лицами в компетентные органы иностранных государств (далее – государственная услуга).

Предоставление государственной услуги регулируется Административным регламентом, утвержденным приказом Минюста России от 07.02.2025 № 23.

На территории Республики Хакасия государственную услугу можно получить в Управлении Минюста России по Республике Хакасия по адресу:
г. Абакан, ул. Кирова, д. 100, каб. 700. Прием и выдача документов осуществляется в понедельник-четверг с 09.00 до 18.00, в пятницу с 09.00 до 16.45, обеденный перерыв с 12.15 до 13.00.

Адрес для направления документов почтой: 655017, Республика Хакасия, г. Абакан, пр-т Ленина, д. 82.

С заявлением о предоставлении государственной услуги могут обратиться физические лица, юридические лица и их представители.

Для предоставления государственной услуги заявителем представляются (предъявляются):

1. документ, удостоверяющий личность заявителя (при предъявлении документов лично заявителем); 
2. доверенность или иной документ, удостоверяющий полномочия представителя заявителя;
3. официальные документы, совершенные на территории Российской Федерации и удостоверенные нотариусами, осуществляющими нотариальную деятельность на территории Республики Хакасия, подлежащие представлению в компетентные органы иностранных государств;
4. письменное заявление.

При подаче заявления почтовым (курьерским) отправлением к заявлению прилагается копия документа, удостоверяющего личность заявителя, заверенная нотариусом Российской Федерации или лицами, уполномоченными совершать нотариальные действия в соответствии с законодательством Российской Федерации либо документы, подтверждающие полномочия представителя юридического лица (доверенность или иной документ, удостоверяющий полномочия представителя заявителя).

Документы, поступившие для предоставления государственной услуги, должны быть удостоверены в соответствии с правилами совершения нотариальных действий, установленными Основами законодательства Российской Федерации о нотариате.

В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены оттиском печати. Количество прошитых листов должно быть заверено подписью нотариуса (лица, временно исполняющего обязанности нотариуса).

Текст нотариально удостоверенного документа должен быть написан ясно и четко, подпись нотариуса (лица, временно исполняющего обязанности нотариуса) и оттиск его печати, содержащиеся на документе, должны быть отчетливыми.

Исправления, имеющиеся в тексте документа, должны быть оговорены.

Взимание государственной пошлины или иной платы за предоставление государственной услуги законодательством Российской Федерации
непредусмотрено.

Срок выдачи (отправки) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, не должен превышать 5 рабочих дней
со дня представления документов в Управление Минюста России по Республике Хакасия.

Срок предоставления государственной услуги в случае необходимости истребования документов, подтверждающих наличие у лица, подписавшего представленные документы, полномочий нотариуса, образца подписи нотариуса (лица, временно исполняющего обязанности нотариуса) и/или оттиска его печати, не должен превышать 30 рабочих дней со дня представления документов
в Управление Минюста России по Республике Хакасия.

Результатом предоставления государственной услуги является удостоверение подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати
на представленных документах.

В приеме заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги, может быть отказано в случаях, если:

а) подпись нотариуса (лица, временно исполняющего обязанности нотариуса) и (или) оттиск его печати, содержащиеся на документе,
не соответствуют имеющимся в Управлении Минюста России по Республике Хакасия образцам;

б) исправления, имеющиеся в тексте документа не оговорены нотариусом или лицом, временно исполняющим обязанности нотариуса;

в) на документе отсутствуют подпись нотариуса (лица, временно исполняющего обязанности нотариуса) и (или) оттиск печати нотариуса;

г) документ не удостоверен нотариусом (лицом, временно исполняющим обязанности нотариуса);

д) в документе, объем которого превышает один лист, листы не прошиты, не пронумерованы и не скреплены оттиском печати нотариуса;

е) количество прошитых листов документа не заверено подписью нотариуса (лица, временно исполняющего обязанности нотариуса);

ж) документ предназначен для представления в компетентный орган государства, присоединившегося к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 05.10.1961 (СССР присоединился к данной Конвенции в соответствии с постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов»; Конвенция вступила в силу для Российской Федерации 31.05.1992);

з) российский официальный документ предназначен для представления
в государстве, с которым Российской Федерацией заключен договор (соглашение), отменяющий требование любого вида легализации документов;

и) текст документа не поддается прочтению;

к) документ представлен в Управление Минюста России по Республике Хакасия не по месту совершения нотариального действия (в случае подачи заявления и документов, необходимых для предоставления услуги, в Управление Минюста России по Республике Хакасия).

В предоставлении государственной услуги отказывается по следующим основаниям:

а) документ удостоверен нотариусом или лицом, временно исполняющим обязанности нотариуса, по окончании срока его полномочий;

б) документ удостоверен лицом, не наделенным полномочиями нотариуса;

в) наличие в органе власти, территориальном органе органа власти документально подтвержденной информации о вступлении в законную силу решения суда, которым отменено совершенное нотариальное действие или признан недействительным документ, представленный для предоставления услуги;

г) документ противоречит законодательству Российской Федерации или содержание документа может нанести вред интересам Российской Федерации.

С более подробной информацией о предоставлении государственной услуги можно ознакомиться в разделе «Международная правовая помощь» Интернет-сайта Управления, консультацию по всем вопросам можно получить по телефону: 8 (3902) 24-81-75 доб. 5.