Одним из важных направлений деятельности Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Хакасия (далее – Управление) в сфере международного сотрудничества является оказание содействия в решении вопросов истребования личных документов с территории иностранных государств.

Указанная процедура регламентирована приказом Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее – МИД) и Минюста России от 20.12.2024 № 26686/377 «Об утверждении формы заявления об истребовании личного документа из Российской Федерации, формы заявления об истребовании личного документа с территории иностранного государства, порядка подачи таких заявлений, перечня оснований для отказа в приеме таких заявлений, перечня оснований для отказа в истребовании личного документа из Российской Федерации или личного документа с территории иностранного государства и порядка выдачи истребованного личного документа».

Личные документы – это официальные документы, удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и общественное положение, содержащие биографические и другие сведения о нем.

К личным документам относятся:

• документы, касающиеся регистрации актов гражданского состояния (это свидетельства и справки: о рождении, смерти, заключении либо расторжении брака, перемене имени, усыновлении);
• сведения об образовании, стаже работы, прохождении военной службы, о гражданстве и другие.

Содействие в истребовании личных документов с территории иностранного государства оказывается:

• Министерством иностранных дел Российской Федерации, территориальными органами - представительствами МИД России на территории Российской Федерации - в случаях, если законодательство иностранного государства, с территории которого истребуется личный документ, предусматривает возможность истребования такого личного документа по дипломатическим каналам;
• Минюстом России, Главными управлениями (Управлениями), органами ЗАГС - в случаях, предусмотренных международным договором с иностранным государством, с территории которого истребуется личный документ. Органы ЗАГС оказывают содействие в истребовании личных документов в отношении документов о регистрации (отсутствии регистрации) актов гражданского состояния.

Заявителями при истребовании личных документов с территории иностранного государства являются:

• граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, в отношении которых истребуются личные документы, а также их законные представители;
• родственники умершего или другие заинтересованные лица в случае, если лицо, в отношении которого истребуется личный документ, умерло;
• иные лица в случае представления доверенности, удостоверенной в установленном законодательством Российской Федерации порядке, от лиц, указанных в вышеуказанных пунктах.

В целях истребования личных документов с территории иностранного государства заявитель заполняет по форме и подает в Управление заявление об истребовании личного документа с территории иностранного государства одним из следующих способов:

• посредством направления почтового отправления по адресу: 655017, Республика Хакасия, г. Абакан, пр-т Ленина, д. 82.
• при личном обращении заявителя по адресу: Республика Хакасия, г. Абакан, ул. Кирова, д. 100, этаж 7, кабинет № 700.

Заявление заполняется с использованием технических средств или печатными буквами чернилами черного или синего цвета. Не допускается исправление ошибок путем зачеркивания или с помощью корректирующих средств.

Заявление заполняется на каждый документ отдельно.

Бланки заявления об истребовании личного документа и квитанции об уплате государственной пошлины заявитель может получить при личном обращении в Управление либо скачать в электронном виде с сайта Управления в разделе «Международная правовая помощь» подраздел «Информация для граждан об истребования личных документов с территории иностранных государств» «Образцы документов».

К заявлению прилагаются следующие документы:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность заявителя в соответствии с законодательством Российской Федерации, - предъявляется (кроме случаев подачи заявления посредством почтового отправления);
• копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность заявителя в соответствии с законодательством Российской Федерации, - в случае подачи заявления посредством почтового отправления;
• документ, подтверждающий полномочия законного представителя, или его нотариально удостоверенная копия - в случае подачи заявления через законного представителя или законным представителем;
• документ, подтверждающий родственные отношения с умершим либо заинтересованность лица в получении личных документов в отношении умершего, или его нотариально удостоверенная копия - в случае истребования личного документа родственниками умершего или другими заинтересованными лицами;
• документ о смерти лица, в отношении которого истребуются личные документы (кроме случаев, когда истребуется документ, подтверждающий факт смерти), - в случае истребования личного документа родственниками умершего или другими заинтересованными лицами;
• доверенность, удостоверенная в установленном законодательством Российской Федерации порядке, - в случаях подачи заявления иными лицами в отношении лиц, личные документы которых истребуются, или родственников умершего или других заинтересованных лиц в случае, если лицо, в отношении которого истребуется личный документ, умерло;
• квитанция (или ее копия) об уплате государственной пошлины - в случае подачи заявления об истребовании личного документа с территории иностранного государства.

Заявитель вправе представить вместе с заявлением иные документы, которые могут ускорить или облегчить поиск и истребование личного документа с территории иностранного государства.

В соответствии с подпунктом 52 пунктом 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за истребование личного документа с территории иностранного государства взимается государственная пошлина в размере 350 рублей за каждый документ.

Основания для отказа в приеме заявлений об истребовании личных документов с территории иностранного государства:

• заявление не соответствует предъявляемым требованиям;
• заявление или отдельные его слова не поддаются прочтению;
• заявление заполнено не полностью (не заполнены графы заявления, обязательные к заполнению);
• не представлены документы, представление которых предусмотрено Порядком;
• заявителем не уплачена государственная пошлина;
• иностранное государство, с территории которого истребуется личный документ, не входит в перечень иностранных государств, с территорий которых могут быть истребованы личные документы по дипломатическим каналам (часть 3 статьи 7 Федерального закона от 22.06.2024 № 145-ФЗ «О легализации российских и иностранных официальных документов и об истребовании личных документов» (далее - Федерального закона от 22.06.2024 № 145-ФЗ);
• истребуемый личный документ не входит в перечень личных документов, которые могут быть истребованы с территории иностранного государства по дипломатическим каналам (часть 3 статьи 7 Федерального закона от 22.06.2024 № 145-ФЗ);
• международный договор с иностранным государством, с территории которого истребуется личный документ, не предусматривает истребование личных документов через Минюст России, Главное управление (Управление);
• с иностранным государством, с территории которого истребуется личный документ, отсутствует международный договор, предусматривающий истребование личных документов через Минюст России, Главное управление (Управление);
• международный договор, участником которого является Российская Федерация, предусматривает иной порядок истребования личных документов.

Оказание содействия в истребовании личных документов с территории иностранного государства Управлением осуществляется в следующем порядке:

1) уполномоченное должностное лицо Управления в течение 3 рабочих дней со дня поступления заявления об истребовании личного документа с территории иностранного государства регистрирует данное заявление;

2) при наличии оснований для отказа в принятии заявления об истребовании документа с территории иностранного государства, ответственное должностное лицо Управления, в течении 15 рабочих дней со дня регистрации заявления, готовит письменный отказ в его приеме с указанием причины отказа;

3) в случае отсутствия оснований для отказа в приеме заявления об истребовании документа с территории иностранного государства, ответственное должностное лицо Управления, в течении 15 рабочих дней со дня регистрации данного заявления, готовит запрос об оказании содействия в истребовании документов в Главное управление Минюста России  по Новосибирской области, с приложением заявления и иных документов, представленных заявителем;

4) после поступления из компетентного органа иностранного государства ответа на заявление с приложением истребованного личного документа, уведомления об отсутствии истребуемого личного документа или отказа в представлении личного документа уполномоченное должностное лицо Управления, в течение 3 рабочих дней регистрирует данный ответ;

5) в течение 15 рабочих дней со дня регистрации ответа на заявление с приложением истребованного личного документа, уведомления об отсутствии истребуемого личного документа или отказа в представлении личного документа уполномоченное должностное лицо Управления, ответственное за исполнение запросов об истребовании личных документов, на основании полученных документов готовит ответ заявителю, в состав которого включается истребованный личный документ, уведомление об отсутствии истребуемого документа или отказ компетентного органа иностранного государства в представлении личного документа, и передает ответ должностному лицу, ответственному за регистрацию документов;

6) уполномоченное должностное лицо Управления, ответственное за регистрацию документов, в течение 3 рабочих дней со дня передачи ответа, направляет заявителю ответ почтовым отправлением по адресу заявителя или передает заявителю под подпись в получении.

Более подробную информацию можно получить в Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Хакасия по адресу: Республика Хакасия, г. Абакан, ул. Кирова, д. 100, кабинет 700; т. 8 (3902) 24-81-75 (доб. 5), почтовый адрес: Республика Хакасия, г. Абакан, пр-т Ленина, д. 82.

Ведущий специалист-эксперт отдела
по вопросам адвокатуры, нотариата,
государственной регистрации актов
гражданского состояния Управления
Министерства юстиции Российской
Федерации по Республике Хакасия
В.В. Тремасова